Pomieszczenie na archiwum powinno być wystarczająco duże, aby pomieścić wszystkie dokumenty i materiały. Lokal musi się cechować wysokim stopniem zabezpieczeń przed pożarem, włamaniem czy powodzią. Ważne jest również, by umożliwiał łatwy dostęp i kontrolowanie warunków mikroklimatu, jakie będzie w nim panował. Co jeszcze jest ważne?
Najważniejsze wymogi stawiane archiwum
Zaplanowanie archiwum wymaga spełnienia określonych warunków. Wybierając pomieszczenie, które ma pełnić jego funkcje, należy wziąć pod uwagę m.in. lokalizację obiektu. Lokal archiwum powinien być usytuowany na terenie, na którym nie dochodzi do zalania czy podtopień. Warto wziąć pod uwagę również jego położenie geograficzne - najlepiej, aby było ono łatwo dostępne dla wszystkich uprawnionych osób.
Wynajem pomieszczeń na archiwum wymaga również zadbania o bezpieczeństwo dokumentów i innych przedmiotów. Ważne jest odpowiednie ich zabezpieczenie przed uszkodzeniami, zagubieniem czy kradzieżą. Powinien być odpowiednio zabezpieczony przed dostępem osób trzecich.
Pozostałe kryteria, które warto uwzględnić przy wyborze lokalu
Pomieszczenie na archiwum powinno być wyposażone w kamery monitoringu oraz system alarmowy, które znacząco zwiększą poziom bezpieczeństwa. Kolejnym ważnym elementem jest oświetlenie. Warto zwrócić uwagę na to, aby było ono odpowiednio dostosowane do potrzeb osób przeglądających dokumenty. Zastosowane lampy nie mogą wpływać negatywnie na kondycję pracowników ani przechowywanych przedmiotów. Oświetlenie powinno być zaprojektowane z zachowaniem norm ustalonych przez aktualne prawo.
Nie mniej ważne są: sprawna wentylacja i instalacja elektryczna, równomierne ogrzewanie, optymalna ilość wolnego miejsca. Budynek, w którym znajduje się lokal, powinien być w dobrym stanie technicznym.
